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Saiba como montar um coffee break para o seu evento

Em encontros coletivos com muitas horas de duração, uma pausa para relaxar e recobrar as energias é essencial a todos os participantes. Um evento de negócios ou um encontro de trabalho, mesmo que dinâmico, pode deixar as pessoas mentalmente exaustas.

Um coffee break, se montado de forma eficiente e organizada, agrada a todos e garante um ambiente mais descontraído e convidativo. Com duração que varia de 10 a 20 minutos, é possível estipular os itens necessários e suas quantidades, dependendo do tempo de duração.

Por isso, elaboramos um guia com informações úteis e acessíveis sobre como organizar um coffee break para seu evento, a fim de gerar uma boa interação e total engajamento entre os convidados.

Como organizar um coffee break – A importância de disponibilizar café em evento e outros itens

Alguns elementos precisam ser definidos antes de se iniciar os preparativos para o seu coffee break. Abaixo, elencamos as estratégias necessárias que fazem toda a diferença no planejamento e montagem do seu coffee break.

  • Público alvo: entenda o perfil do público que você irá receber no seu coffee break. Se são convidados de uma região específica do país, por exemplo, apostar em comidas e/ou bebidas típicas pode ser interessante e criativo.
  • Estipular um tempo: geralmente, coffee breaks não costumam durar mais que 20 minutos, pois podem acabar desvirtuando seus convidados do assunto da reunião ou evento. Meça com sabedoria o tempo necessário para que todos se alimentem bem e relaxem um pouco antes de voltar para o evento.
  • Estrutura e espaço: tenha em mente a importância de organizar o coffee break ao lado ou ao menos perto do local do evento ou reunião. Se os espaços são muito distantes um do outro, poderá causar confusão para chegar até o coffee break.
  • Limpeza e organização: ao organizar seu coffee break, é importante manter a limpeza e a organização de todos os utensílios e alimentos disponíveis, uma vez que sujeira e falta de organização podem atrair insetos e colocar em risco a saúde e a alimentação das pessoas no local. Além disso, a bagunça causa uma péssima impressão de quem está oferecendo o coffee break.
  • Porções por pessoa: esta informação é extremamente necessária para comprar as comidas e bebidas para o coffee break. Presume-se, geralmente, que cada pessoa consome em torno de 5 porções de salgado, três de doce e 300 ml de bebidas. Com esses números na tabela, é possível estipular quantias seguras de alimentos e bebidas.
  • Bebidas/Alimentos exóticos: quando não se tem total certeza da preferência do seu público-alvo, aposte em alimentos e bebidas tradicionais. Pães, sanduíches leves, café, leite, sucos e bolos tradicionais não têm erro.

Uma excelente maneira de facilitar a organização do Coffe Break, e ainda torna-lo rentável, é a utilização de maquinas de café e bebidas quentes e de snacks.

Coffee break – colocando a satisfação e conforto do convidado em primeiro lugar

Como vimos, existem opções simples e que fazem toda a diferença no planejamento e organização de seu coffee break. Mas o mais importante é colocar a satisfação do convidado em primeiro lugar, oferecendo um ambiente de reunião agradável e descontraído.

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