Apesar de necessárias para debater decisões, dar feedbacks, realizar treinamentos e estabelecer diálogos entre funcionários, diretores e sócios, as reuniões podem ser uma atividade maçante, por isso, vale a pena atentar-se a essa dica: monte um Coffee Break.
O Coffee Break nada mais é do que o oferecimento de alimentos, bebidas quentes e frias e petiscos, que podem ser consumidos durante a reunião, nos seus intervalos ou em ambos os momentos, afinal, toda hora é hora de saborear um cafezinho.
Monte um Coffee Break: Dicas práticas
Organizar um Coffee Break não é uma tarefa complexa, entretanto é preciso fazer um planejamento prévio e ter em mãos algumas informações indispensáveis para que tudo saia como o planejado. Assim, veja como montar um Coffee Break em 5 passos:
- Antes de tudo é preciso ter ciência da quantidade de participantes da reunião, pois será possível determinar não só a quantidade de alimentos que serão servidos, mas também o local em que a reunião será feita, a quantidade de materiais, cadeiras, etc.;
- Informe-se sobre as possíveis restrições alimentares dos participantes para oferecer opções que agradem a todos. Já em reuniões com muitos participantes, antecipe-se e inclua no cardápio alimentos sem açúcar, sem glúten, sem lactose e sem carne;
- O ideal é que os alimentos não sejam servidos na sala de reunião, mas em uma sala a parte. Assim, é importante equipar este ambiente com cadeiras, mesas e utensílios, como guardanapos, local para higienizar as mãos e álcool gel;
- As máquinas automáticas de alimentos e bebidas, especialmente as de café e bebidas quentes, são ótimas opções para servir bem todos os presentes. Além de acessíveis, elas ocupam pouco espaço e permitem que cada pessoa escolha mais a vontade;
- Por fim, avise todos os convidados sobre as atividades a serem realizadas na reunião e os horários que serão dedicados à apresentação dos temas planejados e aqueles voltados ao relaxamento propiciado pelo coffee break.
Deixando as reuniões mais leves e produtivas
A dica monte um Coffee Break é excelente para tornar as reuniões mais descontraídas e menos chatas, porém não é única.
Por isso, vale a pena conhecer outras atitudes simples que não apenas farão das reuniões momentos mais agradáveis, mas também mais produtivos:
- Novamente o planejamento: É preciso que os temas tratados na reunião sejam definidos antecipadamente, além, é claro, das ações a serem feitas, como votações, treinamento e feedbacks, pois isso dinamiza o tempo disponível;
- Hora para começar e terminar: Não há nada pior do que uma reunião que começa atrasada e não termina nunca. Por isso, informe os participantes com antecedência sobre o início e a duração da reunião e zele para que ela seja cumprida;
- Apoio visual: Slides, cartilhas, folders e outros materiais de apoio tornam a reunião mais atrativa e com objetivos claros e compreensíveis, por isso vale apostar nesses itens para atrair a atenção dos participantes e envolve-los nos temas discutidos;
- Se possível, faça a reunião de manhã: Pois os colaboradores estão mais atentos e pacientes. Já para despertá-los, coloque à sua disposição uma boa máquina de bebidas quentes, com opções saborosas de chás, cafés, cappuccinos e muito mais.
Com essas dicas é bem mais fácil fazer das reuniões momentos leves e, ao invés de evitados, esperados por todos. Para finalizar, não deixe de circular entre os participantes uma ata, para que todos tenham ciência do que foi discutido, decidido e o que ficou pendente.
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